Personnel concerné
Expérience significative dans le domaine du secrétariat (ou remise à niveau en préalable).
Pré-requis
Les candidats devront posséder des aptitudes professionnelles suivantes :
- Capacités d’adaptation et d’organisation, aisance dans l’expression écrite et orale (maîtrise de l’orthographe),
- Capacités relationnelles et aptitude à travailler au sein d’une équipe, maîtrise de soi (écoute, sens du contact et du dialogue, empathie, discrétion).
Objectifs pédagogiques
Être capable de :
- produire des documents professionnels courants,
- communiquer des informations par écrits,
- assurer la traçabilité et la conservation des informations,
- accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement,
- planifier et organiser les activités de l’équipe,
- renseigner et orienter le public dans un service sanitaire, médico-social ou social,
- planifier et gérer les rendez-vous de patients ou d’usagers,
- assurer la prise en charge médico-administrative et sociale du patient ou de l’usager,
- retranscrire des informations à caractère médical ou social,
- assurer le suivi et la mise à jour des dossiers de patients ou d’usagers,
- coordonner les opérations liées aux parcours du patient ou de l’usager,
- élaborer et actualiser des tableaux de suivi dans un service sanitaire, médico-social ou social.
Programme
CCP1 – ASSISTER UNE EQUIPE DANS LA COMMUNICATION DES INFORMATIONS ET L’ORGANISATION DES ACTIVITES
Cp1 – PRODUIRE DES DOCUMENTS PROFESSIONNELS COURANTS
- Saisir et présenter des documents professionnels courants en respectant les règles orthographiques et grammaticales, et les présenter selon les normes requises.
- Respecter les délais et les consignes.
- Utiliser les logiciels de bureautique appropriés (fonctions de base et avancée) par exemple :
Logiciels de bureautique – Rappels et fonctionnalités avancées
Word
- Mise en forme avancée de textes et de documents
- Les insertions automatiques
- Mise en page élaborée et impression
- Modèles de documents
Excel
- Elaboration d’un tableau
- Les formules de calculs
- Elaboration d’un graphique
- Création et exploitation d’une base de données.
Powerpoint
- Création d’une présentation
- Utilisation d’éléments visuels
- Préparation d’une animation.
Cp2 – COMMUNIQUER DES INFORMATIONS PAR ECRITS
- Savoir prendre des notes et rédiger des écrits professionnels courants en respectant les normes professionnelles.
Cp3 – ASSURER LA TRAÇABILITÉ ET LA CONSERVATION DES INFORMATIONS
- Connaitre les différentes typologies de classement
- Connaitre les règles juridiques essentielles de conservation des documents du secteur d’activité
- Utiliser les différents moyens de sauvegarde des fichiers numériques
- Organiser ses courriels de façon efficace.
Cp4 – ACCUEILLIR UN VISITEUR ET TRANSMETTRE DES INFORMATIONS ORALEMENT
- Maitriser Les techniques de bases d’une bonne communication (écoute attentive, reformulation, questionnement…)
- L’organisation de l’accueil
- Maitriser les spécificités d’un accueil téléphonique
- Savoir gérer les différentes situations d’accueil téléphonique (réception et réponses, prise de messages, transmission d’un appel, savoir faire patienter…)
- La gestion des situations difficiles.
Cp5 – PLANIFIER ET ORGANISER LES ACTIVITES DE L’EQUIPE
- Planifier des rendez-vous et organiser des réunions et des déplacements en respectant des délais et des contraintes budgétaires
- Recenser le matériel nécessaire à la tenue des réunions
- Créer une liste de taches et un échéancier
- Rechercher des informations pour organiser déplacements et réunions
- Utiliser des outils bureautiques tels que le tableur et le traitement de texte
- Utiliser les outils collaboratifs de planification : téléphone, messageries, agendas partagés, outils de communication à distance
- Négocier avec différents prestataires (agences de voyage, hôteliers…)
- Gérer les imprévus.
CCP2 – ASSURER L’ACCUEIL ET LA PRISE EN CHARGE ADMINISTRATIVE DU PATIENT OU DE L’USAGER
Cp6 – RENSEIGNER ET ORIENTER LE PUBLIC DANS UN SERVICE SANITAIRE, MEDICO-SOCIAL OU SOCIAL
- En tenant compte des procédures, renseigner et orienter de manière individualisée des interlocuteurs internes et externes par téléphone ou en face à face (consultation, examen médical, admission, demande de renseignements…)
- Ecouter avec attention, analyser les demandes et y répondre
- Mesurer l’urgence des situations et désamorcer les tensions ou les conflits naissants.
Cp7 – PLANIFIER ET GERER LES RENDEZ-VOUS DE PATIENTS OU D’USAGERS
- Filtrer les appels et bien orienter
- Gérer le flux et l’attente des patients ou usagers
- Mettre à jour les agendas (de consultations, d’examens, d’interventions, d’admissions, de rendez-vous sociaux…), en temps réel.
- Définir les délais et fixer les dates de rendez-vous en tenant compte de la spécificité des demandes et la chronologie des actes ou examens, en mesurent l’urgence des situations et en tenant compte des contraintes d’organisation internes.
Cp8 – ASSURER LA PRISE EN CHARGE MEDICO-ADMINISTRATIVE ET SOCIALE DU PATIENT OU DE L’USAGER
- Recueillir et enregistrer les informations et les documents nécessaires à la prise en charge d’un usager ou d’un patient
- Conseiller le patient ou l’usager en vue de la constitution de son dossier
- Organiser l’admission d’un patient ou d’un usager, sa sortie ou son transfert vers d’autre structures
- Numériser les documents nécessaires à la constitution des dossiers
- En respectant les consignes, établir des devis et réaliser la facturation, saisir les actes et prestations
- Gérer les tiers payants et la télétransmission des feuilles de soins électroniques.
- Avoir les connaissances de base des lois relatives à la tarification de chaque secteur
- Connaitre les principes généraux des réglementations en vigueur (PMSI, T2A, CCAM, APA)
- Avoir les connaissances de base de la législation relative au Code de l’Action Sociale et des familles
- Connaitre la réglementation relative au secret professionnel (Déontologie professionnelle, Code de la Santé Publique, Art. 226-13 et 14 DU Code Pénal)
- Avoir la connaissance du vocabulaire médical et des termes techniques relatifs au système d’information médicale
CCP3 – Traiter les dossiers et coordonner les opérations liées au parcours du patient ou de l’usager
Cp9 – RETRANSCRIRE DES INFORMATIONS A CARACTERE MEDICAL OU SOCIAL
- Avoir des notions de terminologie liée aux pathologies courantes
- Connaitre les règles générales de conservation des documents spécifiques au secteur
- Sélectionner avec discernement les informations
- Respecter le secret professionnel et médical.
- Saisir et mettre en forme des documents divers à caractère médical ou social.
Cp10 – Assurer le suivi et la mise a jour des dossiers de patients ou d’usagers
- Assurer au quotidien la mise à jour et le suivi des dossiers
- Assurer la réception, le tri et la diffusion du courrier
- Classer et archiver les documents dans le respect des délais légaux de conservation.
- Cp11 – coordonner les opérations liées aux parcours du patient ou de l’usager
- Afin d’assurer la continuité et la sécurité des soins ou de la prise en charge sociale d’un patient ou d’un usager, identifier, coordonner et programmer les actions à mettre en œuvre tout au long de son parcours.
Cp12 –ELABORER ET ACTUALISER DES TABLEAUX DE SUIVI DANS UN SERVICE SANITAIRE, MEDICO-SOCIAL OU SOCIAL
- Avoir les connaissances en calculs arithmétiques (écart, pourcentage, cumul, moyenne) ainsi que le vocabulaire lié aux statistiques (évolution, répartition, comparaison, écart, ratios, marge)
- Utiliser les fonctions courantes d’un tableur notamment réaliser des tableaux et des graphiques
- Collecter, sélectionner et exploiter des données chiffrées à partir de base de données spécifiques (PMSI, RUM, SIPS)
- Recueillir des données d’autres services
Préparation à la session de validation du titre professionnel
- Préparation à la réalisation du DP (Dossier Professionnel) : composition, mode d’emploi, présentation du dossier
- Accompagnement à la rédaction de la fiche synthétique
- Préparation à l’épreuve de synthèse (étude de cas et mise en situation professionnelle)
- Préparation à l’entretien final.
Présentation à l’examen
- Présentation des candidats à la « Session de validation du Titre professionnel « Secrétaire Assistant(e) Médico-Social(e) » Niv. IV ou au(x)« Certificats de compétences professionnelles (CCP) »